H. A. Simon: O Θεμελιωτής της Σύγχρονης Διοικητικής Θεωρίας

Τον περασμένο Φεβρουάριο πέθανε ο Herbert Alexander Simon, καθηγητής της επιστήμης των υπολογιστών και της ψυχολογίας στο πανεπιστήμιο Carnegie-Mellon, και κάτοχος του βραβείου Νομπέλ της οικονομικής επιστήμης και του βραβείου A. M. Turing της επιστήμης των υπολογιστών. Με πρωτοποριακές έρευνες που εκτείνονται από την επιστήμη των υπολογιστών και την ψυχολογία έως τη διοίκηση και την οικονομική επιστήμη, ο Simon υπήρξε μοναδική ίσως περίπτωση επιστήμονα με τόσο πολύπλευρο και τέτοιας επιρροής έργο και λαμπρό αντιπαράδειγμα μιας εποχής που εξωθεί στα άκρα τον καταμερισμό της διανοητικής εργασίας.

Το 1947 ο Simon δημοσίευσε το μνημειώδες βιβλίο του Administrative Behavior -ένα από τα σημαντικότερα βιβλία για τη διοικητική επιστήμη κατά την Public Administration Review– με το οποίο άνοιξε τον δρόμο για τη μελέτη των ιδιωτικών και δημόσιων οργανώσεων, απεγκλωβίζoντας τη διοικητική επιστήμη από τον τεϊλορισμό και τις θεωρίες των ανθρώπινων σχέσεων, και θεμελιώνοντας τις σύγχρονες προσεγγίσεις των ατομικών και συλλογικών αποφάσεων.

Στις επόμενες σελίδες θα επιχειρήσω να σκιαγραφήσω ορισμένες κεντρικές έννοιες του έργου του H. Simon στη διοικητική επιστήμη. Πλην ορισμένων ειδικών επιστημόνων, η Ελλάδα έχει δυστυχώς το θλιβερό προνόμιο να βρίσκεται ανάμεσα στις ελάχιστες χώρες στις οποίες το έργο του Simon είναι άγνωστο. Ενώ μεταφράζονται σωρηδόν βραχύβια μπεστ-σέλερς για το μάνατζμεντ, η χώρα μας στερείται κλασικών έργων, όπως το Administrative Behavior, τα οποία θα μπορούσαν να συντελέσουν σε μια στέρεη ανάπτυξη της διοικητικής σκέψης και πρακτικής.

Οι οργανώσεις και η διοικητική επιστήμη

Οι οργανώσεις με την ευρεία έννοια (επιχειρήσεις, δημόσιοι οργανισμοί, μη κερδοσκοπικές οργανώσεις κ.λπ.) και οι αγορές είναι οι δύο βασικοί θεσμοί των σύγχρονων οικονομιών. Οργάνωση είναι μια διάταξη «επικοινωνιών και σχέσεων μεταξύ μιας ομάδας ανθρώπων, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών λήψης και εφαρμογής των αποφάσεων» (Administrative Behavior, σ. 18-19), η οποία παρέχει στα μέλη της τα προαπαιτούμενα των αποφάσεων τους (πληροφορίες, περιορισμούς, στόχους), καθώς και ένα σύνολο σταθερών και ολοκληρωμένων προσδοκιών για το τι κάνουν τα άλλα μέλη της ομάδας και για το πώς θα αντιδράσουν στα λεγόμενα και τις πράξεις κάποιου μέλους της ομάδας.

Αν ένα μυθικό ον από τον Άρη, μας λέει ο Simon, εξοπλισμένο με ένα τηλεσκόπιο ικανό να αποκαλύπτει κοινωνικές δομές, πλησίαζε προς τη γη θα έβλεπε μεγάλες πράσινες περιοχές ενωμένες με λεπτές κόκκινες γραμμές.[1] Οι περιοχές αυτές είναι οι οργανώσεις που ενώνονται μεταξύ τους με ένα δίκτυο οικονομικών συναλλαγών. Η έκπληξη του αρειανού θα ήταν μεγάλη όταν, μετά την προσγείωσή του, μάθαινε ότι οι κάτοικοι της γης ονομάζουν το πράσινο σύστημα που έβλεπε «οικονομία της αγοράς» και όχι «οικονομία των οργανώσεων». Και για να συμπληρώσουμε την ιστορία, η έκπληξή του ασφαλώς θα ήταν ακόμη μεγαλύτερη όταν θα τον πληροφορούσαν ότι το συντριπτικά μεγάλο ποσοστό του πληθυσμού στις προηγμένες τουλάχιστον οικονομίες περνά μεγάλο μέρος του χρόνου του απασχολούμενο σε οργανώσεις.

Η ευημερία των σύγχρονων κοινωνιών, λοιπόν, εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο αποτελεσματικά λειτουργούν οι οργανώσεις τους. Πώς θα μπορούσε να δημιουργηθεί μια εμπειρική θεωρία της διοίκησης η οποία αφενός θα είναι ανεξάρτητη από τις ποικίλες μορφές που παίρνουν στην πράξη οι οργανώσεις και αφετέρου θα τις βοηθά να εκπληρώνουν καλύτερα τους στόχους τους; Η αφετηρία είναι να αντιληφθούμε την οργάνωση ως «σύστημα ρόλων»:

… η διοίκηση δεν είναι διαφορετική από την ηθοποιία. Το καθήκον του καλού ηθοποιού συνίσταται στο να γνωρίζει και να παίζει καλά τον ρόλο του, μολονότι διαφορετικοί ρόλοι μπορεί να διαφέρουν πολύ ως προς το περιεχόμενο. Η αποτελεσματικότητα μιας παράστασης θα εξαρτάται και από το έργο και από την αποτελεσματικότητα με την οποία ερμηνεύεται. Η αποτελεσματικότητα της διοικητικής διαδικασίας θα μεταβάλλεται συναρτήσει της αποτελεσματικότητας της οργάνωσης και της αποτελεσματικότητας με την οποία τα μέλη της εκπληρώνουν τους ρόλους τους (Administrative Behavior, σ. 359-360).

Οι οργανώσεις είναι τεχνητά συστήματα, τεχνήματα κατασκευασμένα από τον άνθρωπο. Το τεχνητό μπορεί να θεωρηθεί ως προσαρμοστικό σύστημα. Ως τέτοιο, μπορεί να διαχωριστεί σε ένα εσωτερικό σύστημα (το ίδιο το τέχνημα), ένα εξωτερικό περιβάλλον και τους στόχους του. Η συμπεριφορά του τεχνήματος καθορίζεται από τους στόχους που επιδιώκει να ικανοποιήσει, από την πολυπλοκότητα του περιβάλλοντος στο οποίο ψάχνει να προσαρμοστεί, και από συνήθως ελάχιστες, διαφανείς ιδιότητές του που περιορίζουν την προσαρμοστική του ικανότητα. Κατά συνέπεια, αγνοώντας τις ιδιαιτερότητες διαφορετικών εσωτερικών δομών, μπορούν να διατυπωθούν γενικές προτάσεις για το πώς εναρμονίζονται οι στόχοι με το εξωτερικό περιβάλλον, για τους μηχανισμούς προσαρμογής των μέσων στο περιβάλλον. Γενικά για το τεχνητό και ειδικά για τις οργανώσεις, «το εμπειρικό περιεχόμενο των φαινομένων, δηλαδή η αναγκαιότητα που πηγάζει από την ενδεχομενικότητα, απορρέει από την ανικανότητα του συστήματος να προσαρμοστεί εντελώς στο περιβάλλον του -από τα όρια της ορθολογικότητας, όπως ονόμασα αυτή την ανικανότητα» (Τhe Sciences of the Artificial, σ. xii).

Πιστός στη θετικιστική θέση ότι οι πραγματολογικές και οι ηθικές προτάσεις είναι ασύμβατες μεταξύ τους, o Simon ισχυρίζεται ότι η διοικητική θεωρία πρέπει να ασχοληθεί με τη διατύπωση πραγματολογικών προτάσεων που θα ερμηνεύουν την πραγματική συμπεριφορά των οργανώσεων (θεωρητικό σκέλος) ή θα υποδεικνύουν τους τρόπους για την αποτελεσματικότερη επίτευξη των στόχων της οργάνωσης (πρακτικό σκέλος). Το αποφασιστικό σημείο είναι ότι «η λήψη των αποφάσεων είναι η καρδιά της διοίκησης, και ότι το λεξιλόγιο της διοικητικής θεωρίας πρέπει να προέλθει από τη λογική και την ψυχολογία της ανθρώπινης επιλογής» (Administrative Behavior, σ. xi). Σε κάθε περίπτωση, όμως, ο Simon είναι πλήρως αντίθετος με τους «συλλογισμούς της πολυθρόνας»: η διοικητική επιστήμη δεν μπορεί παρά να είναι εμπειρική επιστήμη.

Ορθολογικότητα και αποφάσεις

Κεντρικό σημείο της διοικητικής συμπεριφοράς είναι η λήψη των αποφάσεων και η ορθολογικότητα της συμπεριφοράς. Θεωρώντας ότι η οργανωσιακή συμπεριφορά είναι κατά βάση ορθολογική παρά ανορθολογική, o Simon αντιπαρατίθεται κυρίως στο λεγόμενο (νεοκλασικό) «οικονομικό» μοντέλο των αποφάσεων -γνωστό επίσης και ως μοντέλο της προσδοκώμενης χρησιμότητας (EU) ή ως μοντέλο της υποκειμενικής προσδοκώμενης χρησιμότητας (SEU). Το μοντέλο αυτό, που στο δεύτερο μισό του αιώνα μας δεσπόζει στη θεωρία των αποφάσεων (και συχνά ταυτίζεται με αυτή), θεμελίωσε αξιωματικά το τι σημαίνει ένας λήπτης αποφάσεων να λειτουργεί με συνεπή, ορθολογικό τρόπο.

Στο οικονομικό μοντέλο των αποφάσεων, πρώτον, οι εναλλακτικές ενέργειες είναι δεδομένες. δεύτερον, είναι γνωστές (αντικειμενικά ή υποκειμενικά) οι πιθανότητες υλοποίησης των δυνατών ενδεχομένων, των συνεπειών κάθε ενέργειας. και, τρίτον, επιλέγεται εκείνη η απόφαση που μεγιστοποιεί μια συνάρτηση χρησιμότητας, δηλαδή ο λήπτης των αποφάσεων διαθέτει ένα συνεπές σύνολο προτιμήσεων επί των δυνατών συνεπειών των επιλογών του. Στη στοχαστική εκδοχή του μοντέλου, νέες πληροφορίες λαμβάνονται υπόψη και η ατελής πληροφόρηση αντιμετωπίζεται με τον κανόνα του Bayes.

Η περιορισμένη ορθολογικότητα

Στο οικονομικό μοντέλο των αποφάσεων υπονοείται ότι τα άτομα, έχοντας απεριόριστες υπολογιστικές και αντιληπτικές ικανότητες, είναι σε θέση να διατυπώσουν όλες τις δυνατές επιλογές και να αποτιμήσουν τις συνέπειες τους οσοδήποτε πολύπλοκες κι αν είναι αυτές. Επιπλέον, επειδή η διατύπωση και επίλυση ενός προβλήματος αποφάσεων προϋποθέτει συγκέντρωση και επεξεργασία πληροφοριών, θεωρείται ότι όλες οι απαραίτητες πληροφορίες είναι διαθέσιμες και ότι το κόστος συλλογής και επεξεργασίας τους είναι αμελητέο. Καμιά επιφύλαξη δεν διατυπώνεται για το αν αυτές οι παραδοχές του μοντέλου μπορούν έστω και να προσεγγίσουν τις πραγματικές δυνατότητες των ανθρώπων.

Αντίθετα προς αυτήν την υπερφυσική εικόνα του ανθρώπου, ο Simon προτείνει να δούμε τον λήπτη των αποφάσεων ως ον με περιορισμένες δυνατότητες. Περιορισμένη ορθολογικότητα (bounded rationality) σημαίνει ότι ο λήπτης των αποφάσεων ενεργεί μεν ορθολογικά αλλά ότι οι γνωστικές ικανότητές του είναι περιορισμένες. Όπως προκύπτει από τη γνωσιακή ψυχολογία, ο άνθρωπος κατά βάση επεξεργάζεται σειριακά τις πληροφορίες, οι υπολογιστικές δυνατότητές του είναι περιορισμένες λόγω της πολύ μικρής χωρητικότητας της βραχυπρόθεσμης μνήμης του και του σχετικά μεγάλου χρόνου που απαιτείται για τη μεταφορά ενός μνημοστοιχείου από τη βραχυπρόθεσμη στη μακροπρόθεσμη μνήμη. Περιορισμένος είναι επίσης και ο χρόνος και η ικανότητα για εντοπισμό, απόκτηση και επεξεργασία των σχετικών με μια απόφαση πληροφοριών. Σε έναν κόσμο που κατακλύζεται με πληροφορίες, «ο κρίσμος σπάνιος παράγοντας στη λήψη των αποφάσεων δεν είναι η πληροφορία αλλά η προσοχή» (Administrative Behavior, σ. 124).

Οι μεθοδολογικές διαφορές των δύο προσεγγίσεων συγκεφαλαιώνονται στον διαχωρισμό της ουσιαστικής (substantive) και διαδικαστικής (procedural) ορθολογικότητας.[2] Τυπικός εκπρόσωπος της ουσιαστικής ορθολογικότητας είναι το οικονομικό μοντέλο των αποφάσεων. H ουσιαστική ορθολογικότητα αποδεχόμενη, αφενός, ότι είναι δυνατή μια αντικειμενική περιγραφή του κόσμου και, αφετέρου, ότι οι γνωστικές ικανότητες του ανθρώπου είναι απεριόριστες, το μόνο που απαιτεί από τον λήπτη των αποφάσεων είναι να καθορίσει τους στόχους του: άπαξ και έχουν καθοριστεί οι στόχοι του, τότε είναι το περιβάλλον που προσδιορίζει τη συμπεριφορά του. Αντίθετα, στα πλαίσια της διαδικαστικής ορθολογικότητας, η συμπεριφορά δεν είναι ανεξάρτητη από τις επεξεργασίες που την παρήγαγαν: η επιλογή του λήπτη των αποφάσεων καθορίζεται και από την αντικειμενική κατάσταση που αντιμετωπίζει και από τις συγκεκριμένες μεθόδους που χρησιμοποίησε για να επιλύσει το πρόβλημά του. Η ουσιαστική ορθολογικότητα δεν χρειάζεται να ανατρέξει στην ψυχολογία για να εντοπίσει τις γνωστικές δυνατότητες του λήπτη των αποφάσεων. Αν οι άνθρωποι ήταν ουσιαστικά ορθολογικοί δεν θα υπήρχε λόγος να αναπτυχθεί μια θεωρία της διοίκησης.

Η λήψη των αποφάσεων

Ως ον περιορισμένης ορθολογικότητας, ο λήπτης των αποφάσεων: 1/ Επειδή δεν γνωρίζει τις εναλλακτικές αποφάσεις θα πρέπει να τις δημιουργήσει. 2/ Είναι αναγκασμένος να αποτιμήσει τα επακόλουθα των αποφάσεων του με δεδομένη την περιορισμένη πληροφορία. 3/ Διαμορφώνει τα κριτήρια επιλογής του περιοριζόμενος από τις υπολογιστικές του ικανότητες και δίχως να αποφεύγει ασυνέπειες στη συμπεριφορά του.

Η λήψη των αποφάσεων, κατά τον Simon, μπορεί να αναλυθεί σε τέσσερις φάσεις, διαδικασία η οποία σε καμιά περίπτωση δεν μπορεί να αντιμετωπιστεί ως γραμμική (βλ. το σχήμα):

ΣΧΗΜΑ SIMON

Την πρώτη φάση της διαδικασίας λήψης των αποφάσεων –διερεύνηση του περιβάλλοντος για καταστάσεις που απαιτούν μιαν απόφαση– θα την ονομάσω δραστηριότητα της διερεύνησης (intelligence activity) (δανειζόμενος το στρατιωτικό νόημα της αναζήτησης). Τη δεύτερη φάση –επινόηση, ανάπτυξη και ανάλυση πιθανών ακολουθιών δράσης– θα την ονομάσω δραστηριότητα του σχεδιασμού (design activity). Την τρίτη φάση –επιλογή μιας ακολουθίας ενεργειών από τις διαθέσιμες– θα την ονομάσω δραστηριότητα της επιλογής (choice activity)…

Γενικά μιλώντας, η δραστηριότητα της διερεύνησης προηγείται του σχεδιασμού, και η δραστηριότητα του σχεδιασμού προηγείται της επιλογής. Ο κύκλος των φάσεων είναι, ωστόσο, πολύ πιο πολύπλοκος απ’ ό,τι δείχνει η σειρά τους. Κάθε φάση στη λήψη μιας ειδικής απόφασης είναι η ίδια μια πολύπλοκη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Η φάση του σχεδιασμού, για παράδειγμα, ενδέχεται να απαιτεί νέες δραστηριότητες διερεύνησης. προβλήματα σε οποιοδήποτε επίπεδο παράγουν υποπροβλήματα που με τη σειρά τους έχουν τις δικές τους φάσεις διερεύνησης, σχεδιασμού και επιλογής κ.ο.κ. Υπάρχουν γρανάζια μέσα στα γρανάζια… Εντούτοις, οι τρεις μεγάλες φάσεις συχνά είναι ξεκάθαρα διαχωρισμένες καθώς εκτυλίσσεται η οργανωτική διαδικασία λήψης των αποφάσεων. Σχετίζονται στενά με τα σταδια της επίλυσης των προβλημάτων που περιέγραψε πρώτος ο John Dewey: «Ποιο είναι το πρόβλημα; Ποιες είναι οι εναλλακτικές λύσεις; Ποια είναι η καλύτερη;»

(The New Science of Management Decision, γαλλική έκδοση σ. 36-39)

Η λήψη των αποφάσεων και η επίλυση των προβλημάτων ενεργοποιούν τους ίδιους γνωσιακούς μηχανισμούς. Κάθε άνθρωπος για να επιλύσει ένα πρόβλημα, το αναπαριστάνει σε έναν χώρο προβλήματος. Από την άλλη, το περιβάλλον του προβλήματος ταυτίζεται με το πραγματικό περιβάλλον μέσα στο οποίο βρίσκεται το πρόβλημα. Η αναπαράσταση, ο χώρος του προβλήματος, δεν ταυτίζεται με το περιβάλλον του προβλήματος, όπως ένας χάρτης δεν ταυτίζεται με την χώρα που αναπαριστάνει. Μολονότι οι μηχανισμοί διαμόρφωσης των αναπαραστάσεων δεν είναι πλήρως ξεκάθαροι, φαίνεται ότι δεν υπάρχουν ουσιαστικές διαφορές ανάμεσα στα καλώς ορισμένα προβλήματα (σαφής στόχος και σαφείς γεννήτριες παραγωγής των λύσεων, όπως στο σκάκι και στη μισθοδοσία του προσωπικού) και στα κακώς ορισμένα προβλήματα (π.χ. την εισδοχή σε νέα αγορά).[3]

Η αναπαράσταση είναι κρίσιμης σημασίας για τον τρόπο επίλυσης του προβλήματος. Αν φανταστούμε την αναπαράσταση σαν έναν λαβύρινθο, η διαδικασία της επίλυσης είναι μια συγκροτημένη αναζήτηση της εξόδου από τον λαβύρινθο (επίτευξη του στόχου). Συγκροτημένη σημαίνει ότι δεν πρόκειται ούτε για τυχαία περιπλάνηση μέχρι να βρεθεί η λύση ούτε για εξέταση όλων των δυνατών δρομολογίων. Πρόκειται, μάλλον, για τη συστηματική χρήση «διαισθητικών» ή αποκτημένων με την εμπειρία και τη μάθηση κανόνων με τους οποίους αποκλείεται από το ψάξιμο μεγάλος αριθμός δρομολογίων: η αναζήτηση των λύσεων και η επίλυση των προβλημάτων από τον άνθρωπο γίνεται μέσω των ευρετικών.

Τόσο στο επίπεδο της οργάνωσης όσο και στο επίπεδο του λήπτη αποφάσεων, ένας βασικός μηχανισμός αντιμετώπισης των αποφάσεων είναι η ανάλυση μέσων-σκοπού. Η σκόπιμη δράση αναλύεται σε μια ιεραρχία επιμέρους αποφάσεων. Σε αναλογία με την «οριζόντια» εξειδίκευση της τμηματοποίησης των δραστηριοτήτων, η ιεραρχία αυτή εκφράζεται στο επίπεδο των οργανώσεων με «κατακόρυφη» εξειδίκευση των αρμοδιοτήτων κατά την οποία οι προϊστάμενοι καθορίζουν τα προαπαιτούμενα των αποφάσεων των υφισταμένων. Το σχήμα μέσα-σκοπός είναι ένα γενικό κατευθυντήριο πλαίσιο στη δράση, με την έννοια ότι κάθε μέσο το οποίο δεν είναι επιχειρησιακά υλοποιήσιμο μετατρέπεται σε σκοπό ο οποίος πρέπει να επιτευχθεί.[4]

Eίναι δύσκολο να φανταστεί κανείς την παραγωγή των πληροφοριών και γενικότερα της γνώσης δίχως την ύπαρξη κάποιου είδους μνήμης. Κατά την επίλυση ενός προβλήματος, ο άνθρωπος χρησιμοποιεί, παράλληλα με την αναπαράσταση, αποθηκευμένες γνώσεις και κανόνες συσχέτισης των γνώσεων μεταξύ τους. Η μακροπρόθεσμη και η εξωτερική μνήμη (αρχεία, εγχειρίδια οδηγιών κ.ο.κ.) αποτελούν πλάι στο εξωτερικό περιβάλλον, που γίνεται αντιληπτό με τις αισθήσεις, ένα δεύτερο περιβάλλον στο οποίο αναζητούνται απαντήσεις και οδηγοί για την επίλυση του προβλήματος.

Καμιά οργάνωση δεν μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά, αν δεν τυποποιήσει ορισμένες διαδικασίες λήψης αποφάσεων, οι οποίες αποδείχθηκαν αποτελεσματικές στο παρελθόν και μπορούν να χρησιμοποιηθούν όταν επανεμφανίζεται το πρόβλημα. Από την άλλη, επινοούνται νέες διαδικασίες όταν το πρόβλημα είναι νέο για την οργάνωση και απαιτεί καινοτομικές λύσεις. Σε αμφότερες τις περιπτώσεις μείζονος σημασίας είναι η ικανότητα οργανωσιακής μάθησης.[5]

Η αναζήτηση του ικανοποιητικού

Περιορισμένη ορθολογικότητα και αναζήτηση του ικανοποιητικού (satisficing) είναι οι δύο πυλώνες της θεωρίας των αποφάσεων του Simon. Ο όρος satisficing προέρχεται από το απαρχαιωμένο συνώνυμο του «satisfy», «satisfice», και το νόημά του είναι συγγενικό της βελτιστοποίησης: όταν κάποιος που βρίσκεται μπροστά σε εναλλακτικές επιλογές επιλέγει την καλύτερη ως προς δεδομένο κριτήριο, τότε βελτιστοποιεί. αναζητάει το ικανοποιητικό όταν επιλέγει μια λύση που ικανοποιεί μεν καθορισμένες προδιαγραφές, αλλά δεν είναι κατ’ ανάγκη βέλτιστη.[6] Για παράδειγμα, κατά την αγορά ενός εξοπλισμού μπορεί να επιλεγεί εκείνος ο τύπος που θα αντιστοιχούσε στον άριστο συνδυασμό των χαρακτηριστικών και της τιμής (βελτιστοποίηση), ή εκείνος που απλώς θα ικανοποιούσε τις προδιαγραφές και η τιμή θα ήταν μέσα στον διαθέσιμο προϋπολογισμό.

Η επιλεκτική αναζήτηση είναι αδιαχώριστη από την αρχή της αναζήτησης του ικανοποιητικού. Στη διαδικασία της αναζήτησης υπάρχει ένας κανόνας τερματισμού: η αναζήτηση σταματάει όταν βρεθεί μια ικανοποιητική λύση. Όταν διερευνάται ο χώρος των δυνατών αλλά μη προκαθορισμένων ενεργειών, οι εναλλακτικές λύσεις αναζητούνται με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορεί να βρεθεί μια αποδεκτή ύστερα από σχετικά περιορισμένη αναζήτηση.

Η αναζήτηση του ικανοποιητικού στηρίζεται στην παρατήρηση ότι η δράση ξεκινάει από μια επιθυμία και σταματάει όταν αυτή η παρόρμηση ικανοποιείται. Οι επιθυμίες είναι πολυδιάστατες. Για κάθε διάσταση καθορίζεται μεν ένα επίπεδο επιθυμίας, αλλά γενικά δεν υπάρχει κοινό μέτρο με το οποίο θα μπορούσαν να συγκριθούν οι διαστάσεις μεταξύ τους. Τούτη η έλλειψη κοινού μέτρου περιπλέκει τα προβλήματα αποφάσεων λόγω της αδυναμίας του λήπτη των αποφάσεων να εξισορροπήσει το όφελος ως προς μια διάσταση με τις απώλειες ως προς άλλες.

Το κύριο όμως πλεονέκτημα της αναζήτησης ικανοποιητικών λύσεων βρίσκεται αλλού. Η αναζήτηση του ικανοποιητικού, όχι μόνο δεν προαπαιτεί να καθοριστούν όλες οι δυνατές ενέργειες και οι συνέπειες τους αλλά καθιστά το κόστος της αναζήτησης μιας λύσης ανεξάρτητο από την πολυπλοκότητα της κατάστασης στην οποία τίθεται ένα πρόβλημα αποφάσεων. Πράγματι, ο μηχανισμός της αναζήτησης του ικανοποιητικού δεν σημαίνει ότι βρίσκονται οι ικανοποιητικές λύσεις -οι λύσεις που ικανοποιούν δεδομένα κριτήρια- και κατόπιν επιλέγεται η καλύτερη ανάμεσά τους. Απεναντίας, οι λύσεις εξετάζονται σειριακά και όταν βρεθεί η πρώτη που ικανοποιεί τα κριτήρια η αναζήτηση σταματάει.

Σε βραχυπρόθεσμη βάση, επομένως, εξετάζεται μια ενέργεια και αν ξεπερνάει τα τεθέντα κριτήρια τότε είναι αποδεκτή. στην αντίθετη περίπτωση, όταν οι εντοπιζόμενες λύσεις είναι κάτω από το επίπεδο επιθυμίας, τίθεται σε λειτουργία η αναζήτηση νέων λύσεων. Σε μακροπρόθεσμη βάση, η αναζήτηση του ικανοποιητικού είναι μια δυναμική διαδικασία αναπροσαρμογής του επιπέδου ικανοποίησης: αν οι στόχοι κρίνονται ανέφικτοι, το επίπεδο επιθυμίας αναπροσαρμόζεται προς τα κάτω ώστε να είναι επιτεύξιμοι, ή προς τα επάνω αν κρίνεται ότι μπορούν να επιτευχθούν εύκολα.

Όταν τώρα αυτοί οι δύο προσαρμοστικοί μηχανισμοί λειτουργούν πολύ αργά, η συναισθηματική συμπεριφορά αντικαθιστά την ορθολογική συμπεριφορά. Σε ατομικό επίπεδο, η μετάπτωση από τη μια κατάσταση στην άλλη εκφράζεται από τη δυσφορία που αισθάνονται οι άνθρωποι όταν αντιμετωπίζουν προβλήματα που απαιτούν υψηλού βαθμού συνδυαστική ανάλυση. Σε μια οργάνωση, τούτη η έλλειψη προσαρμοστικής ικανότητας οδηγεί βραχυπρόθεσμα μεν σε συμπεριφορές συνεχούς αναζήτησης και αναθεώρησης των στόχων, ενώ μακροπρόθεσμα σε νευρωτικά φαινόμενα.

Η οργανωσιακή επιρροή

Οι αποφάσεις που λαμβάνονται στα ανώτερα επίπεδα της οργάνωσης μεταβιβάζονται στα κατώτερα επίπεδα όπου εξειδικεύονται και υλοποιούνται. Οι εργαζόμενοι μπορούν να δράσουν αποτελεσματικά αν τους επιβληθούν αποφάσεις που ελήφθησαν σε άλλα σημεία της οργάνωσης ή/και αν η οργάνωση μπορεί να ενσταλάξει στον εργαζόμενο συμπεριφορές που θα τον οδηγήσουν σε ευνοϊκές αποφάσεις για την οργάνωση.

Η εξουσία και η σχέση της απασχόλησης

Ο μηχανισμός της εξουσίας παρέχει στις οργανώσεις τη δυνατότητα συντονισμού των δραστηριοτήτων ατόμων κατά τρόπους που δεν είναι πάντα κατορθωτοί από τις αγορές. H εξουσία μπορεί να οριστεί ως η ισχύς να λαμβάνονται αποφάσεις οι οποίες κατευθύνουν τις ενέργειες άλλου ή άλλων προσώπων, και το χαρακτηριστικό της είναι ότι επιτρέπει μια απόφαση να υλοποιείται δίχως κατ’ ανάγκη να έχει επιτευχθεί συμφωνία μεταξύ των εμπλεκομένων μερών. Η εξουσία είναι το μέσο με το οποίο, πρώτον, εξασφαλίζεται ο συντονισμός των δραστηριοτήτων -π.χ. θεσπίζοντας και επιβάλλοντας τη χρήση προτύπων και κανόνων. Δεύτερον, ενισχύεται η υπευθυνότητα του ατόμου εν μέρει λόγω του φόβου των ποινών για παραβιάσεις εντολών, εν μέρει λόγω κοινωνικών και ηθικών προτύπων. Τρίτον, εξασφαλίζει ότι οι εμπειρογνώμονες θα είναι οι κύριοι μοχλοί στη λήψη των αποφάσεων τοποθετώντας τους στις κατάλληλες ιεραρχικές θέσεις.

Πέρα από το αυτονόητο γεγονός ότι ουδείς παραχωρεί δικαιώματα λήψης αποφάσεων αν δεν συντρέχει κάποιος λόγος, η συγκέντρωση και η αποκέντρωση των αποφάσεων δεν είναι θέμα αρχής αλλά πρέπει να αντιμετωπιστεί ως πρόβλημα προς λύση. Υπέρ της συγκέντρωσης των αποφάσεων συνηγορούν τα εξής:[7] α/ Οι οικονομίες κλίμακας στις αποφάσεις που προκύπτουν από τη συγκέντρωση εμπειρογνωμόνων σε ενιαίες μονάδες μέσα στην οργάνωση παρά από τη διασπορά τους μέσα σ’ αυτή. β/ Οι εξωτερικότητες από τις οποίες προκύπτει η ανάγκη συντονισμού αλληλεξαρτώμενων δραστηριοτήτων. Πρόκειται δηλαδή για τις επιπτώσεις αποφάσεων που αφορούν ένα άλλο τμήμα της οργάνωσης από εκείνο στο οποίο ελήφθη η απόφαση. Στην περίπτωση αυτή, το πρόβλημα λύνεται αν η απόφαση μετακινηθεί ένα επίπεδο προς τα επάνω. Από την άλλη, υπέρ της αποκέντρωσης συνηγορεί η αδυναμία λόγω περιορισμένης ορθολογικότητας να ασχοληθεί κάποιος με μεγάλο αριθμό θεμάτων, να αξιολογήσει τις απαιτούμενες πληροφορίες και να παρακολουθήσει την εκτέλεση των αποφάσεων.

Πάντως, η ιδιομορφία της σχέσης της απασχόλησης περιπλέκει το ζήτημα της εξουσίας στις οργανώσεις. Στη σύμβαση της απασχόλησης, παράδειγμα αυτού που λέγεται σήμερα «ατελής σύμβαση», ορισμένοι όροι δεν είναι καθορισμένοι. Υπογράφοντας τη σύμβαση, ο μεν εργαζόμενος αποδέχεται να εκτελεί εντολές της διοίκησης στο μέλλον, ενώ ο εργοδότης είναι βέβαιος ότι θα εκτελεστούν οι εντολές του όταν χρειαστεί. Γενικά η σύμβαση της απασχόλησης καθορίζει (ρητά ή όχι) μια «ζώνη αποδοχής» των εντολών που αναμένεται να εκτελεί ο εργαζόμενος. Οι εντολές, όμως, σπανίως καθορίζουν το τι ακριβώς πρέπει να γίνει. Κατά κανόνα οι εντολές καθορίζουν τα προαπαιτούμενα των αποφάσεων. Μέσα στην οργάνωση πολλοί ειδικοί συνεισφέρουν σε μιαν απόφαση με αποτέλεσμα πολλές πληροφορίες και κανόνες να ρέουν μέσα στην οργάνωση ως προαπαιτούμενα της οργανωσιακής συμπεριφοράς. Εφόσον αυτός είναι ο μηχανισμός της εξουσίας τίθεται το ερώτημα της υποκίνησης των εργαζομένων με την έννοια ότι η τυφλή υπακοή στους κανόνες είναι αντιπαραγωγική και, επομένως, απαιτείται πρωτοβουλία και ενεργοποίηση των γνώσεων τους ώστε να επιτευχθούν οι οργανωσιακοί στόχοι.

Ταύτιση και δεκτικότητα

Δεν είναι σπάνιο το φαινόμενο εργαζόμενοι να αποδίδουν περισσότερο απ’ όσο θα δικαιολογούσε τόσο η εποπτεία που ασκείται επ’ αυτών όσο και η σύμβαση που έχουν υπογράψει. Η τρέχουσα αιτιολογία αυτού του γεγονότος είναι ότι υλικές ανταμοιβές και προαγωγές λειτουργούν ως μηχανισμοί υποκίνησης. Παρά την αναμφισβήτητη αξία τους, όμως, έχει αποδειχθεί ότι η σημασία τέτοιων κινήτρων είναι σχετικά περιορισμένη. Η αξιολόγηση της ατομικής συνεισφοράς στην υλοποίηση των οργανωσιακών στόχων προσκρούει σε ενδογενείς δυσκολίες, οι οποίες οξύνονται σε οργανώσεις με ισχυρές αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των τμημάτων.

Ένα από τα βασικά στοιχεία του ψυχολογικού περιβάλλοντος των αποφάσεων είναι η ταύτιση -η διαδικασία κατά την οποία ο εργαζόμενος υποκαθιστά τους προσωπικούς του στόχους με τους οργανωσιακούς στόχους στη λήψη των αποφάσεων. «Ένα πρόσωπο ταυτίζεται με μια ομάδα όταν λαμβάνοντας μιαν απόφαση αξιολογεί τις δυνατές επιλογές με κριτήριο τις συνέπειες τους για τη συγκεκριμένη ομάδα» (Administrative Behavior, σ. 284). Μολονότι οι οργανωσιακοί στόχοι μπορεί να θεωρηθεί ότι επιβάλλονται καταρχήν στο άτομο μέσω των εξουσιαστικών μηχανισμών, προοδευτικά ενσωματώνονται στην ψυχολογία και τη συμπεριφορά του και δρουν πλέον αυτόνομα. Η οργανωσιακή ταύτιση λειτουργεί ως κίνητρο, παρέχοντας ένα εξαιρετικό μέσο για την αντιμετώπιση των εξωτερικοτήτων που προκαλούνται από την προσκόλληση των ατόμων σε υποστόχους.

Η οργανωσιακή πίστη και αφοσίωση απορρέουν, μεταξύ άλλων, από τη δεκτικότητα (docility) των ατόμων. Δεκτικότητα δείχνει ένα άτομο όταν «παρατηρεί τις συνέπειες των ενεργειών του και τις αναπροσαρμόζει ώστε να επιτύχει τους στόχους του» ((Administrative Behavior, σ. 97). Χαρακτηριστικό τόσο των ατόμων όσο και των οργανώσεων, η δεκτικότητα είναι γενικότερης σημασίας διότι, κατά τον Simon, ερμηνεύει την αξία του αλτρουισμού όσον αφορά την ικανότητα προσαρμογής των ανθρώπων σε συνθήκες ανταγωνισμού.

Eπικοινωνία και τεχνολογίες της πληροφορίες

Επικοινωνία είναι η μεταβίβαση των προαπαιτουμένων των αποφάσεων από ένα σημείο της οργάνωσης σε άλλο. Δίχως επικοινωνία δεν θα υπήρχε η δυνατότητα να επηρεαστούν τα άτομα από την οργάνωση. Η επικοινωνία μπορεί να είναι τυποποιημένη (έγγραφα, αρχεία, εκθέσεις, εγχειρίδια) ή άτυπη. Σε αμφότερες τις περιπτώσεις η προσωπική υποκίνηση είναι σημαντική παράμετρος για την ανάπτυξη του επικοινωνιακού συστήματος της οργάνωσης.

Η επικοινωνία σήμερα είναι αδιανόητη δίχως τις τεχνολογίες της πληροφορίας. Ουδέποτε ο άνθρωπος είχε στη διάθεσή του τεχνολογίες που θα του επέτρεπαν να αποθηκεύει, να επεξεργάζεται και να μεταδίδει με μεγάλες ταχύτητες τόσο μεγάλους όγκους πληροφοριών. Ωστόσο, το κύριο πρόβλημα στη διαχείριση της πληροφορίας παραμένει ο άνθρωπος, εξαιτίας των περιορισμένων ικανοτήτων του όσον αφορά τη διαχείριση της πληροφορίας. Όσο θαυμαστές κι αν είναι οι τεχνολογίες της πληροφορίας, το ζήτημα είναι ο σχεδιασμός συστημάτων στις οργανώσεις που θα επιτρέπουν την επιλεκτική απορρόφηση της πληροφορίας και τη στήριξη των αποφάσεων. Άρα όσο σημαντική θα είναι η πρόοδος στο υλικό και το λογισμικό, άλλο τόσο σημαντική θα πρέπει να είναι η πρόοδος στην κατανόηση της επεξεργασίας των πληροφοριών από τον άνθρωπο –της σκέψης, της επίλυσης προβλημάτων και της λήψης των αποφάσεων.

 

Ο H. Simon άνοιξε τον δρόμο για τις σύγχρονες προσεγγίσεις των οργανώσεων. Η θεωρία του για τη λήψη των αποφάσεων, τη σχέση της απασχόλησης, την ταύτιση και τη δεκτικότητα, τον ρόλο των τεχνολογιών της πληροφορίας στην αποτελεσματικότητα της διοίκησης είναι σημεία αναφοράς για τη διοικητική θεωρία. Διοικητική θεωρία, επιχειρησιακή έρευνα και οικονομική ανάλυση, επιστήμη των υπολογιστών, τεχνητή νοημοσύνη και γνωσιακή ψυχολογία, φιλοσοφία της επιστήμης και επιστημολογία, σχεδιασμός και διαχείριση των πολύπλοκων συστημάτων, πίσω από το πολυδιάστατο έργο του το κοινό φόντο υπάρχει: είναι η φύση του ανθρώπινου πνεύματος, οι μηχανισμοί του και οι επιπτώσεις τους στην ατομική και συλλογική ανθρώπινη δράση. Ο H. Simon έδειξε -και η κοινή λογική είναι μαζί του- ότι οι άνθρωποι ενεργούν ορθολογικά πολύ περισσότερο και πολύ πιο συχνά απ’ όσο ισχυρίζονται επίγονοι του Φρόιντ, αλλά ότι η δράση τους δεν έχει καμιά απολύτως σχέση με τις υπερφυσικές ικανότητες με τις οποίες τους προικίζουν οι οικονομολόγοι.


 

[1] H. A. Simon (1991), “Organizations and Markets”, Journal of Economic Perspectives, 5:  25-44.

[2] Οι δύο αυτές έννοιες παρουσιάστηκαν σε ένα συνέδριο με αντικείμενο την οικονομική μεθοδολογία που πραγματοποιήθηκε στο Ναύπλιο το καλοκαίρι του 1974. Βλ. σχ. H. A. Simon (1976), “From Substantive to Procedurale Rationality” στο S. J. Latsis (ed.), Method and Appraisal in Economics, Cambridge, Cambridge Universiry Press: 129-148. Σχηματικά μεν αλλά κοντά στην πραγματικότητα, θα λέγαμε ότι η ουσιαστική ορθολογικότητα είναι η προσέγγιση του μαθηματικού στο πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις, ενώ η διαδικαστική ορθολογικότητα είναι η προσέγγιση του κοινωνιολόγου και του ψυχολόγου.

[3] H. A. Simon (1973), “The Structure of Ill-Structured Problems”, Artificial Intelligence, 4: 181-201.

[4] Το σχήμα μέσα-σκοπός χρησιμοποιήθηκε στο general problem solver ως βασικός μηχανισμός για την επίλυση προβλημάτων στον υπολογιστή.

[5] H. A. Simon (1991), “Bounded Rationality and Organizational Learning”, Organization Science, 2(1): 125-134.

[6] Ο όρος προτάθηκε από τον Simon το 1956. Η απόδοσή του στα ελληνικά δεν είναι εύκολη. Σε παλιότερο άρθρο μου (“Αριστοποίηση και Περιορισμένη Ορθολογικότητα στην Οικονομική Θεωρία”, Το Βήμα των Κοινωνικών Επιστημών, 15, Δεκέμβριος, 1994: 143-176) πρότεινα την περίφραση «αναζήτηση του ικανοποιητικού» διότι δίνει έμφαση στη διαδικασία αναζήτησης των λύσεων. Πρβλ. επίσης «Εδώ και μερικά χρόνια εισήγαγα τον όρο ‘satisficing’, γιατί δεν φαινόταν να υπάρχει κάποια λέξη στα αγγλικά για τις μεθόδους των αποφάσεων που ψάχνουν για καλές ή για ικανοποιητικές λύσεις αντί για τις βέλτιστες» (The Sciences of the Artificial: 119).

[7] H. A. Simon (1979), “The Consequences of Computers for Centralization and Decentralization” στο M. L. Dertouzos, J. Moses (eds.), The Computer Age, A Τwenty-year View, MIT Press.

Advertisements